Praktijkcase: Het toekomstgericht maken van de HR-afdeling van Harrie Arendsen

Het afgelopen jaar heeft Lisette Janssen de afdeling HR bij Harrie Arendsen in Ruurlo op zowel strategisch als operationeel gebied ondersteund. Lisette vertelt over haar tijd bij dit mooie familiebedrijf. Over de groei en wijziging van de organisatiestructuur, HR op strategisch niveau én over hoe de cultuur van het bedrijf praktisch doorgevoerd kan worden op operationeel niveau.

Lisette vertelt: “Het afgelopen jaar heb ik (parttime en op interim basis) de HR- afdeling van Volvo Harrie Arendsen op zowel strategisch niveau begeleid als operationeel ondersteund. In deze organisatie is in korte tijd veel veranderd:

• De organisatie is gegroeid in aantal medewerkers
• De organisatie is niet enkel een Volvodealer meer, maar heeft meerdere fietsenzaken en een businessunit Vans
• De organisatiestructuur is hiermee flink gewijzigd

Kortom: voor de hele organisatie heeft dit flinke impact en daardoor ook voor de afdeling HR. Ik vertel je graag hoe we werken aan het toekomstbestendig maken van de afdeling HR.

Van Volvodealer Harrie Arendsen naar mobiliteitspartner MOOVZ

Volvo Harrie Arendsen is een echt familiebedrijf dat al sinds 1968 actief is in de Achterhoek en Twente. Van oudsher hadden zij zo’n 80 medewerkers verdeeld over vijf vestigingen in Almelo, Doetinchem, Hengelo (OV), Ruurlo en Zevenaar.

In 2020 is Volvo Harrie Arendsen -samen met Pedaleur Bikes- onderdeel geworden van MOOVZ. Deze samenwerking is ontstaan vanuit de overtuiging dat passende en beschikbare mobiliteit zorgt voor een gevoel van onafhankelijkheid, een gevoel van vrijheid.

Deze samenwerking resulteert in een groei van 80 medewerkers naar zo’n 180 medewerkers. Van vijf naar zeven vestigingen. Van alleen een autodealer naar auto’s én fietsen én lichte bedrijfswagens. Van een klein familiebedrijf met korte lijntjes naar een grote organisatie met andere structuren en culturen. Iedere HR- adviseur begrijpt: werk aan de winkel! Lees alles over wat deze omslag voor de afdeling HR betekende in dit interview met HR-adviseur Angela Straatsma.

Strategisch: reorganiseren van de afdeling HR

We zijn begonnen met het voeren van gesprekken met de collega’s op afdeling HR, gebaseerd op onze training werkgeluk. Vervolgens hebben we kritisch gekeken wie zich waar mee bezighoudt en wil houden. Waar word je blij van? Hoe zie jij jouw rol binnen deze organisatie? Wat is jouw aandeel in de afdeling HR? Tijdens deze periode kwam heel duidelijk naar voren dat:

• Er op de afdeling HR zelf een disbalans was tussen de competenties, taken en verantwoordelijkheden wat ten koste ging van het werkplezier
• De afdeling HR anders georganiseerd moest worden
• Er meer focus moest zijn op de werkelijke doelen, waar concrete acties aan gekoppeld moesten worden

Naar aanleiding van deze inzichten zijn de nodige wijzigingen doorgevoerd waardoor de afdeling HR nu een andere samenstelling heeft en meer focus heeft en houdt.

“De afdeling HR heeft nu een andere samenstelling en meer focus”

Strategisch HR-beleid in de organisatie vertalen naar praktijk

Met strategie alleen ben je er natuurlijk niet. Naast het professionaliseren van de HR-afdeling zelf werd deze professionalisering ook doorgevoerd in de rest van de organisatie. Toekomstgericht maken. Eens kritisch kijken naar alle processen: past dit nog bij ons als organisatie? Dragen wij hierbij uit wat wij uit wíllen dragen? We hebben ook gekeken naar de wensen van de nieuwe generatie werkenden waar mijn collega René onlangs een blog over geschreven heeft.

Concrete verbeteringen waar we aan hebben gewerkt (en nog steeds aan werken) zijn bijvoorbeeld:

• Nieuwe functies en functieprofielen

Door de nieuwe organisatiestructuur zijn er ook nieuwe functies bijgekomen en bestaande functies gewijzigd. Als je, zoals Moovz dat wil, samen de ontwikkeling wilt doormaken, dan is het belangrijk dat verwachtingen worden uitgesproken. Ben je aan boord? Tegen welke taken en verantwoordelijkheden zeg je ja? Dan is het belangrijk dat je een praatstuk hebt zoals een functieprofiel.

• Nieuw salarishuis

Wanneer functies wijzigen, medewerkers nieuwe uitdagingen of een andere rol krijgen, dan komt ook de vraag wat dat betekent voor de arbeidsvoorwaarden. Er is een compleet salarishuis gebouwd, dat wordt binnenkort besproken in het directieteam, waarna de inschaling met de medewerkers zal worden besproken en vastgelegd.

• Training voor leidinggevenden

Alle leidinggevenden volgen een training en krijgen persoonlijke coaching. Hoe willen wij eigenlijk dat er leiding gegeven wordt binnen de organisatie? Dragen wij wel echt uit wat we zéggen dat we zijn? We willen graag dat alle leidinggevenden bewust zijn van hun eigen stijl van leidinggeven en wat dat doet met collega’s. Dit leiderschapstraject hangt samen met het cultuurtraject dat gestart is.

• Strategische personeelsplanning

We zijn planmatig bezig met een projectteam om te zorgen dat we de personele bezetting niet alleen nu, maar ook voor de toekomst op orde hebben.

Operationeel professionaliseren op de afdeling HR

Naast een goede strategie organisatiebreed was de wens van HR ook om hun eigen afdeling te professionaliseren en daarmee toekomstbestendig te maken. Digitaliseren. Administratieve lasten verlagen. We hebben veel aangepakt, te veel om allemaal te benoemen. Twee concrete voorbeelden wat we hebben aangepakt om bovenstaande te realiseren:

• Standaard sjablonen

We hebben diverse formats gemaakt van standaarddocumenten, zoals voor alle verschillende vormen van arbeidsovereenkomsten. We hebben één goed format gemaakt waarmee alle overeenkomsten en addenda snel, eenvoudig en foutloos te maken zijn. We zijn enige tijd geleden gaan werken met Afas en daarin worden alle formulieren geüpload en makkelijk in procedure genomen.

• Digitaliseren van werving- en selectieproces

De module W&S van Afas is in werking getreden. Op de website van Moovz, Harrie Arendsen en Pedaleur Bikes kun je naar ‘werken bij’. Het sollicitatieproces is volledig gedigitaliseerd. Als iemand aangenomen wordt, worden alle al bekende gegevens direct naar het personeelssysteem doorgevoerd. Deze toevoeging biedt naast verminderde administratieve lasten ook een verbetering in de privacy van de sollicitant. CV’s geprint op de bureaus zijn verleden tijd.

Het resultaat: een frisse afdeling HR die klaar is voor de toekomst

Wat we hiermee bereikt hebben? Een flinke shuffle in taken en verantwoordelijkheden op de afdeling HR. Aandacht voor de projecten die prioriteit hebben, met de juiste kartrekkers. Daarnaast is iedereen vooral bezig met zijn of haar eigen kracht en ambitie. Omdat we dit samen hebben besloten maakt het dat iedereen gelukkig is met de uitkomst. We hebben structuur gebracht en alles vastgelegd in een HR-jaarplan dat aan het directieteam is gepresenteerd.

Het heeft zeker meerwaarde om een externe te betrekken bij dit proces, want soms is er zoveel werk dat er geen rust is en geen tijd voor reflectie. Iemand die van buiten komt en inhoudelijke kennis en ervaring heeft, kan ook direct meewerken en dus op korte termijn hands on zijn. Maar een ervaren, externe adviseur kijkt ook naar de middellange en lange termijn. Door snel te analyseren wat de patronen zijn, de vinger op de zere plek leggen en vooral in gesprek te gaan kun je dergelijke stappen zetten.

“Een externe betrekken bij het toekomstbestendig maken van de HR organisatie heeft zeker meerwaarde. Iemand van buiten heeft een frisse blik en kan sneller zien wat de patronen zijn.”

Wat Moovz bijzonder maakt

Door mijn baan als interim HR- adviseur kom ik natuurlijk bij diverse bedrijven. Wat ik mooi vind aan Moovz is de goede, informele sfeer. Het bedrijf is ambitieus, innovatief en professioneel, wat je overal terugziet. Ze maken duidelijke toekomstgerichte keuzes en voeren die dan heel professioneel uit. Met aandacht voor de interne collega’s en de klanten.

Ze schakelen extern hulp in waar zij dat zelf niet in huis hebben. Dat zie je terug in het gebruik maken van mij als interim, maar ook met het werken met goede opleiders en partners. De collega’s zijn erg toegankelijk. Frank Arendsen heeft veel aandacht voor HR. Hij heeft een hele duidelijke visie en wil graag werkgelegenheid in de regio creëren, wil graag iedereen aan boord houden.

Ook een toekomstgerichte HR afdeling?

Ik weet dat ik in mijn rol altijd tijdelijk werkzaam ben. Dus ook bij Moovz zal er tijd komen van vertrek. Ik kijk nu al tevreden en met een goed gevoel naar mijn interim periode bij dit innovatieve bedrijf. Hun HR-afdeling staat nu als een huis. En ik heb zelf ook weer veel geleerd. Ik help graag bij een ander bedrijf de HR-afdeling met het toekomstgericht maken. Neem gerust eens contact met mij op via lisette@aias.nl of LinkedIn om te kijken of we wat voor elkaar kunnen betekenen!”

Over Aias

Wij zijn een HR-dienstverlener en vinden werkgeluk heel belangrijk. Wij bieden actuele kennis onder één dak: zo bieden wij HR-advies voor werkgevers en geven werkgeluk trainingen aan medewerkers. Ook kunnen werkgevers bij ons terecht voor payrolling en uitzenden. Bij Aias houden we van persoonlijk contact en langdurige relaties.